home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / ma3.arc / MA.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-01-10  |  36KB  |  1,025 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.               Mass Appeal Mailing List Manager - Version 3.0
  6.  
  7.  
  8.               (c) 1988,      Mass Appeal Software
  9.                                  P.O. Box 772
  10.                              Alabaster, AL  35007
  11.  
  12.  
  13. THIS PROGRAM IS PROVIDED "AS IS" WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EITHER EXPRESSED 
  14. OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE APPLIED WARRANTIES OF MER-
  15. CHANTABILITY AND FITNESS, FOR A PARTICULAR PURPOSE.  THE ENTIRE RISK AS TO THE 
  16. QUALITY AND PERFORMANCE OF THE PROGRAM IS WITH YOU.  SHOULD THE PROGRAM PROVE 
  17. DEFECTIVE, YOU, (NOT STEVE HUGHES OR A DISTRIBUTOR) ASSUME THE COST OF ALL 
  18. NECESSARY SERVICING, REPAIR OR CORRECTION.  IN NO EVENT WILL STEVE HUGHES BE 
  19. LIABLE TO YOU FOR ANY DAMAGES, INCLUDING ANY LOST PROFITS, SAVINGS OR OTHER 
  20. INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE 
  21. SUCH PROGRAM.
  22.  
  23.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  24.  
  25.  
  26.                                 Table of Contents
  27.  
  28.  1 Introduction ...................................................... 1
  29.     1.1 Mass Appeal .................................................. 1
  30.     1.2 Requirements ................................................. 1
  31.  
  32.  2 Installation ...................................................... 1
  33.     2.1 Floppy Disk Drive ............................................ 1
  34.     2.2 Hard Disk Drive .............................................. 1
  35.  
  36.  3 Execution ......................................................... 1
  37.     3.1 Floppy Disk Drive ............................................ 1
  38.     3.2 Hard Disk Drive .............................................. 1
  39.  
  40.  4 Main Menu ......................................................... 1
  41.     4.1 Add Records .................................................. 2
  42.        4.1.1 More .................................................... 2
  43.        4.1.2 Re-Edit ................................................. 2
  44.        4.1.3 Help .................................................... 2
  45.        4.1.4 Return .................................................. 2
  46.        4.1.5 * ....................................................... 2
  47.        4.1.6 Function Keys ........................................... 2
  48.     4.2 Edit/View Entries ............................................ 2
  49.        4.2.1 Delete .................................................. 2
  50.        4.2.2 Edit .................................................... 3
  51.        4.2.3 Find .................................................... 3
  52.        4.2.4 Goto .................................................... 3
  53.           4.2.4.1 Top ................................................ 3
  54.           4.2.4.2 Bottom ............................................. 3
  55.           4.2.4.3 Record# ............................................ 3
  56.           4.2.4.4 Return ............................................. 3
  57.        4.2.5 Prev .................................................... 3
  58.        4.2.6 Next .................................................... 3
  59.        4.2.7 Help .................................................... 3
  60.        4.2.8 Specific ................................................ 3
  61.        4.2.9 Order ................................................... 4
  62.        4.2.10 Count .................................................. 4
  63.        4.2.11 Return ................................................. 4
  64.     4.3 Pack The Data File ........................................... 4
  65.     4.4 Generate Some Output ......................................... 4
  66.        4.4.1 Generate A Report ....................................... 4
  67.        4.4.2 Generate Envelopes ...................................... 4
  68.        4.4.3 Generate Rotary Cards ................................... 4
  69.        4.4.4 Generate Mailing Labels ................................. 5
  70.        4.4.5 Generate An Interface File .............................. 5
  71.        4.4.6 Exit Output Options, Return To Main Menu... ............. 5
  72.     4.5 Import Existing Data ......................................... 5
  73.     4.6 Change Active Data File ...................................... 5
  74.        4.6.1 Select-A-File ........................................... 5
  75.        4.6.2 Add-A-File .............................................. 5
  76.        4.6.3 Delete-A-File ........................................... 5
  77.        4.6.4 Return .................................................. 5
  78.     4.7 Access The Maintenance Routines .............................. 6
  79.        4.7.1 Label Options ........................................... 6
  80.           4.7.1.1 Define Or Select A Label ........................... 6
  81.              4.7.1.1.1 Select-A-Label ................................ 6
  82.              4.7.1.1.2 Add-A-Label ................................... 6
  83.                                                                       
  84.                                     Page -I-
  85.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  86.  
  87.  
  88.              4.7.1.1.3 Delete-A-Label ................................ 6
  89.              4.7.1.1.4 Edit-A-Label .................................. 6
  90.              4.7.1.1.5 Return ........................................ 6
  91.           4.7.1.2 Pause After Certain # Labels ....................... 6
  92.           4.7.1.3 Define A Printer String For Labels ................. 6
  93.           4.7.1.4 Print Multiple Copy End Of Set Markers? ............ 7
  94.           4.7.1.5 Print Bulk Information For Mailing Labels? ......... 7
  95.           4.7.1.6 Last Name Or Company Name First On Labels? ......... 7
  96.           4.7.1.7 How Many Copies Of Each Label Should Be Printed? ... 7
  97.           4.7.1.8 Exit Label Maintenance, Return To The Main Menu... . 7
  98.        4.7.2 Report Options .......................................... 7
  99.           4.7.2.1 Change Report Format ............................... 7
  100.              4.7.2.1.1 Next-Screen ................................... 7
  101.              4.7.2.1.2 Previous-Screen ............................... 7
  102.              4.7.2.1.3 Select-Format ................................. 7
  103.              4.7.2.1.4 Return ........................................ 7
  104.           4.7.2.2 Define A Printer String For Reports ................ 7
  105.           4.7.2.3 Define A Printer Compression String For Reports .... 8
  106.           4.7.2.4 Set Spacing On Printed Output, Single, Double, Etc.  8
  107.           4.7.2.5 Exit This Report Maintenance, Return To Main Menu... 8
  108.        4.7.3 Function Key Setup ...................................... 8
  109.           4.7.3.1 Define Function Keys ............................... 8
  110.           4.7.3.2 Define Alt + Function Keys ......................... 8
  111.           4.7.3.3 Define Ctrl + Function Keys ........................ 8
  112.           4.7.3.4 Define Shift + Function Keys ....................... 8
  113.           4.7.3.5 Reset Function Keys To Original Values ............. 8
  114.           4.7.3.6 Generate A Report Of The Function Key Setup ........ 8
  115.           4.7.3.7 Exit Function Key Maintenance, Return To Main Menu . 8
  116.        4.7.4 Add Routine Defaults .................................... 9
  117.           4.7.4.1 Set Up Default City ................................ 9
  118.           4.7.4.2 Set Up Default State ............................... 9
  119.           4.7.4.3 Set Up Default Zip Code ............................ 9
  120.           4.7.4.4 Set Up Default Category ............................ 9
  121.           4.7.4.5 Set Up Default Salutation .......................... 9
  122.           4.7.4.6 Set Up Default Home Phone .......................... 9
  123.           4.7.4.7 Set Up Default Work Phone .......................... 9
  124.           4.7.4.8 Set Up Default Comment Field ....................... 9
  125.           4.7.4.9 Reset All Default Values To Blank Values ........... 9
  126.           4.7.4.10 Exit Default Maintenance, Return To Main Menu... .. 9
  127.        4.7.5 Miscellaneous Options ................................... 10
  128.           4.7.5.1 Change Monitor Type ................................ 10
  129.           4.7.5.2 Change Output Order ................................ 10
  130.           4.7.5.3 Group Deletion Of Records .......................... 10
  131.           4.7.5.4 Group Recovery Of Records .......................... 10
  132.           4.7.5.5 Reset All Data File Pointers ....................... 10
  133.           4.7.5.6 Report Of Previously Saved Criteria ................ 10
  134.           4.7.5.7 Define A Setup String For Envelopes ................ 10
  135.           4.7.5.8 Carriage Return Required For Field Advancement ..... 10
  136.           4.7.5.9 Turn On/Off Checking For Correct State Abbreviations 10
  137.           4.7.5.10 Exit This Maintenance Menu, And Return To Main
  138.           Menu... .................................................... 10
  139.        4.7.6 Index File Adjustment System ............................ 10
  140.        4.7.7 Merge Two Existing Data Files ........................... 11
  141.        4.7.8 Check For Duplicates In The Active Data File ............ 11
  142.        4.7.9 Exit The Maintenance Menu, Return To Main Menu .......... 11
  143.     4.8 Exit This Program, Return To DOS... .......................... 11
  144.                                                                       
  145.                                     Page -II-
  146.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  147.  
  148.  
  149.  5 ShareWare ......................................................... 11
  150.  
  151.  6 Appendix A ........................................................ 11
  152.     6.1 More-Criteria ................................................ 11
  153.     6.2 Save-Criteria ................................................ 11
  154.     6.3 Retrieve-Criteria ............................................ 11
  155.     6.4 Parenthesis .................................................. 12
  156.     6.5 Done ......................................................... 12
  157.  
  158.  7 Zip Appeal ........................................................ 12
  159.                                                                     
  160.  8 Registration Form ................................................. 13
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.                                    Page -III-
  209.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  210.  
  211.  
  212.  1 Introduction
  213.  
  214.    1.1 Mass Appeal
  215.  
  216.    Mass Appeal is an all purpose mailing list manager for IBM PC's and  compati-
  217.    bles. With Mass Appeal  you can: generate  reports, address envelopes,  print
  218.    mailing labels, create rotary cards,  and even generate interface files  (For
  219.    use with most word processors to create form letters).
  220.  
  221.    1.2 Requirements
  222.  
  223.    Mass Appeal requires 512K of RAM, and works best off a hard disk, although  a
  224.    single drive floppy machine can operate the program.
  225.  
  226.  2 Installation
  227.  
  228.  Mass Appeal comes with batch files  that automatically install the program  for
  229.  you, whether you plan to use Mass Appeal from a hard disk, or on a floppy based
  230.  machine.
  231.  
  232.    2.1 Floppy Disk Drive
  233.  
  234.    You will need  two formatted  diskettes, one  labeled Program  Disk, and  the
  235.    other labeled Data Diskette. Insert your "original" Mass Appeal in drive  A:,
  236.    and enter the following from the A> prompt of DOS:
  237.  
  238.    FLOPPY
  239.  
  240.    Follow the directions that appear on the screen.
  241.  
  242.    2.2 Hard Disk Drive
  243.  
  244.    Change your default drive  to A:, and  enter HARDDISK from  the A> prompt  of
  245.    DOS. The program will automatically install on drive C: of your computer.
  246.  
  247.  3 Execution
  248.  
  249.    3.1 Floppy Disk Drive
  250.  
  251.    Insert your Program Disk  in drive A:, and  enter MA. After several  seconds,
  252.    you will be  asked to insert  your data  disk and press  return. Remove  your
  253.    program disk from drive A:, and replace it with your data disk.
  254.  
  255.    3.2 Hard Disk Drive
  256.  
  257.    From the root directory of  drive C:, you only need  to enter MA from the  C>
  258.    prompt of  DOS to  execute Mass  Appeal.  When prompted  to insert  the  data
  259.    diskette, simply press return to continue.
  260.  
  261.  4 Main Menu
  262.  
  263.  All functions of Mass Appeal, such as adding entries, generating a report, etc.
  264.  are done through a Main Menu. You select an option by pressing the  correspond-
  265.  ing highlighted number or letter.
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                                     Page -1-
  272.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  273.  
  274.  
  275.    4.1 Add Records
  276.  
  277.    By pressing the number one (1), or by pressing the letter A, you are  allowed
  278.    to add entries to the active data  file. Fill in each field, as needed.  Once
  279.    you have completed  the entry,  you will see  several options  appear in  the
  280.    lower window.
  281.  
  282.      4.1.1 More
  283.  
  284.      By pressing the letter M, you are allowed to add more entries to the active
  285.      data file.
  286.  
  287.      4.1.2 Re-Edit
  288.  
  289.      Pressing the letter E will allow you to make corrections to the record that
  290.      is currently displayed.
  291.  
  292.      4.1.3 Help
  293.  
  294.      Pressing the letter H  will give you several  pages of help concerning  the
  295.      add routine.
  296.  
  297.      4.1.4 Return
  298.  
  299.      Once you have made several entries,  pressing the letter R will save  those
  300.      entries and return you to the main  menu. NOTE: Return to the main menu  at
  301.      least every ten or fifteen entries to avoid possible data loss.
  302.  
  303.      4.1.5 *
  304.  
  305.      Once an entry has been made, most of the fields from the information in the
  306.      previous record can  be duplicated  by simply  placing an  asterick in  the
  307.      field to be  duplicated. The only  field that  can not be  pulled from  the
  308.      previous entry is the date field.
  309.  
  310.      4.1.6 Function Keys
  311.  
  312.      The function keys  can be set  up with  commonly used words  or phrases  to
  313.      speed data entry and reduce errors.
  314.  
  315.    4.2 Edit/View Entries
  316.  
  317.    By pressing the number two (2) or  by pressing the letter E, you are  allowed
  318.    to make corrections, or look at entries in the active data file.
  319.  
  320.      4.2.1 Delete
  321.  
  322.      All records in the active data file are either marked for deletion, or they
  323.      are not. Records marked for deletion do  not appear on ANY type of  output.
  324.      To change the status of a record, press the letter D, and watch the  status
  325.      change, as indicated in  the middle window towards  the top of the  screen.
  326.      Records that are marked for deletion  remain in the data base until  option
  327.      three (3) from the main menu is executed.
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.                                     Page -2-
  335.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  336.  
  337.  
  338.      4.2.2 Edit
  339.  
  340.      If the record displayed needs corrections, pressing the letter E will allow
  341.      you to make those corrections.
  342.  
  343.      4.2.3 Find
  344.  
  345.      To Find someone (Determined by the Order Option, discussed below)  quickly,
  346.      press the letter F. You will then be asked for the last name, company  name
  347.      or zip code (Determined by the Order option). Enter what you wish to find.
  348.  
  349.      4.2.4 Goto
  350.  
  351.      By pressing the letter  G, you are  allowed to quickly go  to one of  three
  352.      places in the file, based on the setting of the Order option.
  353.  
  354.        4.2.4.1 Top
  355.  
  356.        Pressing the letter T will  take you to the  very first record, based  on
  357.        the setting of the Order option. The same process can be accomplished  by
  358.        pressing the Home key on the numeric keypad.
  359.  
  360.        4.2.4.2 Bottom
  361.  
  362.        Pressing the letter B will take you to the very last record, based on the
  363.        setting of the  Order option.  The same  process can  be accomplished  by
  364.        pressing the End key on the numeric keypad.
  365.  
  366.        4.2.4.3 Record#
  367.  
  368.        Pressing the  # sign  will allow  you to  directly to  a specific  record
  369.        number, as log as that record number exists.
  370.  
  371.        4.2.4.4 Return
  372.  
  373.        Pressing the letter R will return you to the editing options.
  374.  
  375.      4.2.5 Prev
  376.  
  377.      Prev is an abbreviation  for Previous. Pressing the  letter P or  the  PgUp
  378.      key will take you to the previous record, based on the setting of the Order
  379.      option.
  380.  
  381.      4.2.6 Next
  382.  
  383.      Pressing the letter N  or the PgDn  key will take you  to the next  record,
  384.      based on the setting of the Order option.
  385.  
  386.      4.2.7 Help
  387.  
  388.      Pressing the letter H  will give you several  pages of help concerning  the
  389.      edit routine.
  390.  
  391.      4.2.8 Specific
  392.  
  393.      Pressing the letter  S will  allow you  only look  at records  that meet  a
  394.      Specific condition. See appendix A for details.
  395.  
  396.  
  397.                                     Page -3-
  398.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  399.  
  400.  
  401.      4.2.9 Order
  402.  
  403.      The order option effects the Prev, Next, Find, and Goto options. The  order
  404.      simply means  the order  the data  file  is in  when you  are in  the  edit
  405.      routine.
  406.  
  407.      The current Order  of the data  file can  be determined by  looking at  the
  408.      labels Last Name:, Company: and Zip Code:. Whichever is a different  inten-
  409.      sity than the others is the current Order setting.
  410.  
  411.      To change the order, press the letter O, you will then be allowed to select
  412.      what order you  would like your  data in;  last name, company  name or  zip
  413.      code.
  414.  
  415.      4.2.10 Count
  416.  
  417.      The Count  option displays  a count  of all  records meeting  the  Specific
  418.      condition. If a Specific condition has  not been specified, the Count  will
  419.      count all records, excluding those marked for deletion.
  420.  
  421.      4.2.11 Return
  422.  
  423.      Return will return you to the main menu.
  424.  
  425.    4.3 Pack The Data File
  426.  
  427.    This option will permanently remove ALL records marked for deletion. Use with
  428.    extreme caution!
  429.  
  430.    4.4 Generate Some Output
  431.  
  432.    To create reports, mailing labels, etc. you generate some output.
  433.  
  434.      4.4.1 Generate A Report
  435.  
  436.      To generate a report  in one of forty  eight report formats available,  use
  437.      option one (1). You will then be  allowed to define what records should  be
  438.      included in the report, and whether the report should be sent to the screen
  439.      or printer, or whether to abandon the report.
  440.  
  441.      4.4.2 Generate Envelopes
  442.  
  443.      To generate envelopes, one at  a time, use this  option. As with all  other
  444.      output options, you will be able to specify what records should be included
  445.      when printing  out  envelopes.  Envelopes are  automatically  sent  to  the
  446.      printer.
  447.  
  448.      4.4.3 Generate Rotary Cards
  449.  
  450.      To generate rotary cards, use  option three (3). You  will then be able  to
  451.      specify which records should be included when rotary cards are printed. You
  452.      will then be asked where the output should be sent; to the screen, printer,
  453.      or you can abandon the report.
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.                                     Page -4-
  461.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  462.  
  463.  
  464.      4.4.4 Generate Mailing Labels
  465.  
  466.      To generate mailing  labels, use this  option. As with  all other types  of
  467.      output, you will be asked which records should be included when  generating
  468.      the mailing labels. You will then be asked where the output should be sent;
  469.      to the screen, printer, or you can abandon the labels.
  470.  
  471.      4.4.5 Generate An Interface File
  472.  
  473.      An interface file is an ASCII file  where each field is enclosed in  double
  474.      quotes. You will be asked what records should be included in the  interface
  475.      file, and then the name  of the file the records  should be placed in.  The
  476.      order of the fields in the interface file is: salutation, first name,  last
  477.      name, company, address  1, address 2,  city, state, zip  code, home  phone,
  478.      work phone, category and comment.
  479.  
  480.      4.4.6 Exit Output Options, Return To Main Menu...
  481.  
  482.      Pressing the number six (6) will return you to the main menu.
  483.  
  484.    4.5 Import Existing Data
  485.  
  486.    To read in existing data, use the import option. Mass Appeal can read in only
  487.    a comma delimited file. The fields in the comma delimited file must match the
  488.    fields in Mass Appeal. Simply enter the  name of the file to be imported  and
  489.    the order the fields appear in the file to be imported. Mass Appeal will then
  490.    read in the file.
  491.  
  492.    4.6 Change Active Data File
  493.  
  494.    To change to another data file, create another data file or delete an  exist-
  495.    ing data file, use this option. Once invoked, you have several options:
  496.  
  497.      4.6.1 Select-A-File
  498.  
  499.      To change the active data file, press  the letter S. Then enter the  corre-
  500.      sponding number of the file you wish to be the new active data file.
  501.  
  502.      4.6.2 Add-A-File
  503.  
  504.      To add a file,  press the letter  A. Then, enter  a seven (7)  letter/digit
  505.      name for the file.
  506.  
  507.      4.6.3 Delete-A-File
  508.  
  509.      This option should be used with EXTREME CAUTION. Once you press the  letter
  510.      D and enter the number of the  file to delete, you must confirm twice  this
  511.      is what you want. WARNING: ALL DATA WILL BE LOST FOREVER!!!!!
  512.  
  513.      4.6.4 Return
  514.  
  515.      To return to the main menu simply press the letter R.
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.                                     Page -5-
  524.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  525.  
  526.  
  527.    4.7 Access The Maintenance Routines
  528.  
  529.    The maintenance menus are where the real power and versatility of Mass Appeal
  530.    appear. It is here that you tell Mass Appeal what report format number to use
  531.    when printing a report. You  can also define the function  keys to a word  or
  532.    phrase you desire. You can also...well, enough of that, let's get to it...
  533.  
  534.      4.7.1 Label Options
  535.  
  536.        4.7.1.1 Define Or Select A Label
  537.  
  538.        When labels print, Mass Appeal looks to this option to determine how many
  539.        lines are between each label, how many labels across are to be printed, a
  540.        left margin, and numerous other features.
  541.  
  542.          4.7.1.1.1 Select-A-Label
  543.  
  544.          To have Mass Appeal  follow the guide lines  of a different label  tem-
  545.          plate, press the letter S. You will  then be asked for the number  Mass
  546.          Appeal should follow next time labels are printed.
  547.  
  548.          4.7.1.1.2 Add-A-Label
  549.  
  550.          To add a label template,  simply press the letter  A. You will then  be
  551.          asked several questions, like how many lines are between each label,  a
  552.          left margin, how  many across,  and how  many spaces  are between  each
  553.          label if you are printing more than one across.
  554.  
  555.          4.7.1.1.3 Delete-A-Label
  556.  
  557.          To remove a label from the  list, press D, and enter the  corresponding
  558.          number of the label to delete.
  559.  
  560.          4.7.1.1.4 Edit-A-Label
  561.  
  562.          To make adjustments  to a  label you  have already  entered, press  the
  563.          letter E. You will then be asked each question you were asked when  you
  564.          added the label. Make changes as necessary.
  565.  
  566.          4.7.1.1.5 Return
  567.  
  568.          To return to the label maintenance menu, press the letter R.
  569.  
  570.        4.7.1.2 Pause After Certain # Labels
  571.  
  572.        You can tell Mass Appeal to pause  after a certain number of labels  have
  573.        printer. Simply press the number two (2) and enter the number to stop at.
  574.  
  575.        4.7.1.3 Define A Printer String For Labels
  576.  
  577.        To have your labels printed in  compressed print, NLQ, or another  style,
  578.        simply set up a printer string for your labels.
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.                                     Page -6-
  587.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  588.  
  589.  
  590.        4.7.1.4 Print Multiple Copy End Of Set Markers?
  591.  
  592.        Mass Appeal will print multiple copies  of a label. This option asks  you
  593.        if you want a marker printed between each set. This will help in  finding
  594.        where one set of labels ends and the next set begins.
  595.  
  596.        4.7.1.5 Print Bulk Information For Mailing Labels?
  597.  
  598.        Bulk counts can be turned on or off prior to printing labels. Maintaining
  599.        bulk rate information  slows the process  down some, and  should be  used
  600.        only when necessary. Enter Y to maintain bulk counts, or N to bypass bulk
  601.        counting.
  602.  
  603.        4.7.1.6 Last Name Or Company Name First On Labels?
  604.  
  605.        You can tell  Mass Appeal whether  the persons name  should be the  first
  606.        line on a label, or whether the company name should be first.
  607.  
  608.        4.7.1.7 How Many Copies Of Each Label Should Be Printed?
  609.  
  610.        To print multiple copies  of a label, simply  press the number seven  (7)
  611.        and enter the number of copies that should be printed.
  612.  
  613.        4.7.1.8 Exit Label Maintenance, Return To The Main Menu...
  614.  
  615.        To return to the main menu, simply press the number eight (8).
  616.  
  617.      4.7.2 Report Options
  618.  
  619.        4.7.2.1 Change Report Format
  620.  
  621.        Allows you to select  from a total of  forty eight (48) different  report
  622.        formats. NOTE: Only applies to printed output!
  623.  
  624.          4.7.2.1.1 Next-Screen
  625.  
  626.          Displays next screen of available report formats.
  627.  
  628.          4.7.2.1.2 Previous-Screen
  629.  
  630.          Displays previous screen of available report formats.
  631.  
  632.          4.7.2.1.3 Select-Format
  633.  
  634.          Allows you to select  the corresponding number  for the desired  report
  635.          format.
  636.  
  637.          4.7.2.1.4 Return
  638.  
  639.          Return you to the report maintenance menu.
  640.  
  641.        4.7.2.2 Define A Printer String For Reports
  642.  
  643.        Allows you to define a printer  setup string for reports, like bold  fac-
  644.        ing, italics, etc...
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.                                     Page -7-
  650.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  651.  
  652.  
  653.        4.7.2.3 Define A Printer Compression String For Reports
  654.  
  655.        For reports that require  compressed print, you  must define the  printer
  656.        escape sequence that compresses the print on your printer.
  657.  
  658.        4.7.2.4 Set Spacing On Printed Output, Single, Double, Etc.
  659.  
  660.        To select single, double or triple  spacing on printed reports, use  this
  661.        option and enter the corresponding number.
  662.  
  663.        4.7.2.5 Exit This Report Maintenance, Return To Main Menu...
  664.  
  665.        To return to the main menu, simply press five (5).
  666.  
  667.      4.7.3 Function Key Setup
  668.  
  669.      When in  the add  routine, you  can have  commonly used  words and  phrases
  670.      stored in the  function keys  to speed data  entry and  reduce errors.  The
  671.      function key macros are only active in the Add routine.
  672.  
  673.        4.7.3.1 Define Function Keys
  674.  
  675.        Enter a word or  phrase for the corresponding  function key. When in  the
  676.        add routine, pressing the function key will insert the corresponding word
  677.        or phrase.
  678.  
  679.        4.7.3.2 Define Alt + Function Keys
  680.  
  681.        Enter a word or  phrase for the corresponding  function key. When in  the
  682.        add routine, pressing the  function along with the  Alt. key will  insert
  683.        the corresponding word or phrase.
  684.  
  685.        4.7.3.3 Define Ctrl + Function Keys
  686.  
  687.        Enter a word or  phrase for the corresponding  function key. When in  the
  688.        add routine, pressing the function along  with the Ctrl. key will  insert
  689.        the corresponding word or phrase.
  690.  
  691.        4.7.3.4 Define Shift + Function Keys
  692.  
  693.        Enter a word or  phrase for the corresponding  function key. When in  the
  694.        add routine, pressing the function along  with the shift key will  insert
  695.        the corresponding word or phrase.
  696.  
  697.        4.7.3.5 Reset Function Keys To Original Values
  698.  
  699.        Will reset the function keys to their original values.
  700.  
  701.        4.7.3.6 Generate A Report Of The Function Key Setup
  702.  
  703.        To obtain a  report of  the values  currently contained  in the  function
  704.        keys, press number six (6). You may then send the report to the screen or
  705.        printer.
  706.  
  707.        4.7.3.7 Exit Function Key Maintenance, Return To Main Menu
  708.  
  709.        To return to the main menu, press number seven (7).
  710.  
  711.  
  712.                                     Page -8-
  713.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  714.  
  715.  
  716.      4.7.4 Add Routine Defaults
  717.  
  718.      To have certain values  already filled in when  you enter the add  routine,
  719.      use this option. You will be able to specify defaults for these fields, and
  720.      have these options:
  721.  
  722.        4.7.4.1 Set Up Default City
  723.  
  724.        Enter the value for  the city you  would like to have  filled in for  you
  725.        when you enter the add routine.
  726.  
  727.        4.7.4.2 Set Up Default State
  728.  
  729.        Enter the value for the  state you would like to  have filled in for  you
  730.        when you enter the add routine.
  731.  
  732.        4.7.4.3 Set Up Default Zip Code
  733.  
  734.        Enter the value for the zip code you would like to have filled in for you
  735.        when you enter the add routine.
  736.  
  737.        4.7.4.4 Set Up Default Category
  738.  
  739.        Enter the value for the category you would like to have filled in for you
  740.        when you enter the add routine.
  741.  
  742.        4.7.4.5 Set Up Default Salutation
  743.  
  744.        Enter the value for the salutation you  would like to have filled in  for
  745.        you when you enter the add routine.
  746.  
  747.        4.7.4.6 Set Up Default Home Phone
  748.  
  749.        Enter the value for the home phone  you would like to have filled in  for
  750.        you when you enter the add routine.
  751.  
  752.        4.7.4.7 Set Up Default Work Phone
  753.  
  754.        Enter the value for the work phone  you would like to have filled in  for
  755.        you when you enter the add routine.
  756.  
  757.        4.7.4.8 Set Up Default Comment Field
  758.  
  759.        Enter the value for the  comment field you would  like to have filled  in
  760.        for you when you enter the add routine.
  761.  
  762.        4.7.4.9 Reset All Default Values To Blank Values
  763.  
  764.        Resets ALL fields to blanks so when you enter the add routine, no  fields
  765.        are automatically filled in for you.
  766.  
  767.        4.7.4.10 Exit Default Maintenance, Return To Main Menu...
  768.  
  769.        To return to the main menu, simply enter ten (10).
  770.  
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.                                     Page -9-
  776.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  777.  
  778.  
  779.      4.7.5 Miscellaneous Options
  780.  
  781.      The miscellaneous options are those options  that don't exactly fit in  any
  782.      of the other menus.
  783.  
  784.        4.7.5.1 Change Monitor Type
  785.  
  786.        Informs Mass Appeal if you are using a color monitor or not.
  787.  
  788.        4.7.5.2 Change Output Order
  789.  
  790.        Determines the order ANY output will be sorted on. Your options are  last
  791.        name, company name, zip code, or record number.
  792.  
  793.        4.7.5.3 Group Deletion Of Records
  794.  
  795.        Allows you to  mark for  deletion a group  of records  meeting a  certain
  796.        condition.
  797.  
  798.        4.7.5.4 Group Recovery Of Records
  799.  
  800.        Allows you to un mark for deletion  a group of records meeting a  certain
  801.        condition.
  802.  
  803.        4.7.5.5 Reset All Data File Pointers
  804.  
  805.        Resets all index file pointers.
  806.  
  807.        4.7.5.6 Report Of Previously Saved Criteria
  808.  
  809.        Generates a report of previously saved criteria.
  810.  
  811.        4.7.5.7 Define A Setup String For Envelopes
  812.  
  813.        Allows you  to define  a set  up string  for envelopes,  handy for  Laser
  814.        printer users.
  815.  
  816.        4.7.5.8 Carriage Return Required For Field Advancement
  817.  
  818.        Determines whether or  not a  carriage return should  be required  before
  819.        advancing to the next field.
  820.  
  821.        4.7.5.9 Turn On/Off Checking For Correct State Abbreviations
  822.  
  823.        Turn on or off the checking for proper state abbreviations.
  824.  
  825.        4.7.5.10 Exit This Maintenance Menu, And Return To Main Menu...
  826.  
  827.        Exit the maintenance menu, return to the main menu.
  828.  
  829.      4.7.6 Index File Adjustment System
  830.  
  831.      Due to the complexity of this routine, and the limited space on this  disk,
  832.      this section is covered only in the registered users documentation.
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.                                     Page -10-
  839.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  840.  
  841.  
  842.      4.7.7 Merge Two Existing Data Files
  843.  
  844.      Allows you to merge  specific records from one  file into another.  Follows
  845.      the DOS concept of Source and Target files.
  846.  
  847.      4.7.8 Check For Duplicates In The Active Data File
  848.  
  849.      Prints a report of  suspected duplicates, based on  the method of  checking
  850.      you selected. Then, allows you to delete those records easily.
  851.  
  852.      4.7.9 Exit The Maintenance Menu, Return To Main Menu
  853.  
  854.      Allows you to return to the main menu without selecting a maintenance  menu
  855.      option.
  856.  
  857.    4.8 Exit This Program, Return To DOS...
  858.  
  859.    Exit Mass Appeal and return to DOS.
  860.  
  861.  5 ShareWare
  862.  
  863.  ShareWare is a marketing concept where you  can try out software and see if  it
  864.  fits your needs  before you purchase  the product. Mass  Appeal is  distributed
  865.  under this marketing strategy. If  you use Mass Appeal  on a regular basis,  or
  866.  find the product useful, you are encouraged to register.
  867.  
  868.  Registration provides you with several  benefits. Foremost is a detailed,  com-
  869.  plete manual. The manual  you are currently reading  is very limited in  scope.
  870.  The registered users  manual, which is  distributed on diskette,  is very  com-
  871.  plete, and covers all aspects of Mass Appeal.
  872.  
  873.  Secondly is the notice of updates to  the program. Since it was first  released
  874.  in the  middle of  1987, Mass  Appeal  has gone  through four  releases.  These
  875.  changes have been made mainly due to  user requests. So, keeping up to date  is
  876.  important.
  877.  
  878.  6 Appendix A
  879.  
  880.  To define  a selection  criteria, you  simply  need to  tell Mass  Appeal  what
  881.  conditions should be met. For example, let's  say you want a report of all  the
  882.  entries where the State field is Alabama.
  883.  
  884.  Once you get to the selection criteria screen, you have several choices:
  885.  
  886.    6.1 More-Criteria
  887.  
  888.    Allows you to define additional  criteria using AND, OR,  AND NOT and OR  NOT
  889.    logic. You can narrow your report, labels,  etc.. down by each of the  fields
  890.    listed in the upper window. Simply enter the corresponding number.
  891.  
  892.    6.2 Save-Criteria
  893.  
  894.    Allows you to save a criteria you have built.
  895.  
  896.    6.3 Retrieve-Criteria
  897.  
  898.    Allows you to retrieve a previously saved criteria.
  899.  
  900.  
  901.                                     Page -11-
  902.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  903.  
  904.  
  905.    6.4 Parenthesis
  906.  
  907.    Allows you to place pahentheses around criteria. NOTE: You MUST have an equal
  908.    number of left and right parenthesis.
  909.  
  910.    6.5 Done
  911.  
  912.    Previously the Finished option. Means  your have completed defining your  se-
  913.    lection criteria, continue with processing.
  914.  
  915.  7 Zip Appeal
  916.  
  917.  Zipp Appeal is  another program I  have developed to  work in conjunction  with
  918.  Mass Appeal. If you have a  hard disk, and about 3  Meg. of space, you can  use
  919.  Zipp Appeal.
  920.  
  921.  With Zipp Appeal on your hard disk, Mass Appeal automatically senses the  pres-
  922.  ence of the zip code  data file, and automatically  inserts the city and  state
  923.  for over 40,000 zip codes! All this for a mere $39.00!
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.  
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950.  
  951.  
  952.  
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.  
  961.  
  962.  
  963.  
  964.                                     Page -12-
  965.  Mass Appeal - Ver. 3.0
  966.  
  967.  
  968.  8 Registration Form
  969.  
  970.  To register your copy of Mass Appeal,  please complete the form below and  sent
  971.  check, money order, or cashiers check to the following address:
  972.  
  973.                            Mass Appeal Software
  974.                                P.O. Box 772
  975.                            Alabaster, AL  35007
  976.                               (205)663-1270
  977.  
  978.  Remember, Mass Appeal is like all other software,  you should register one copy
  979.  for each machine that uses Mass Appeal. Special pricing is available for  10 or
  980.  more copies, so please call for details!
  981.  
  982.  Name:    _______________________________________________________
  983.  
  984.  Company: _______________________________________________________
  985.  
  986.  Address: _______________________________________________________
  987.  
  988.  Address: _______________________________________________________
  989.  
  990.  City:    _____________________ State: _____ Zip Code: __________
  991.  
  992.  Phone:   (______) _______ - _____________  Extension: __________
  993.  
  994.  What feature would you like to see implemented in Mass Appeal that is currently
  995.  not a part of the program?
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  How did you obtain a copy  of Mass Appeal, users group, ShareWare  distributor,
  1002.  bulletin board, friend, enemy, etc...
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.  Qty.    Description                              Price Ea.      Total
  1007.  
  1008.  _____   Mass Appeal Registration(s)..........     $49.00    ____________
  1009.  
  1010.  _____   Zipp Appeal Registration(s)..........     $39.00    ____________
  1011.  
  1012.                                          Grand Total Due:    ____________
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  Send payment to the address listed at the top of this page. Thank you for  your
  1017.  support. Only with your support can  low cost, high quality software like  Mass
  1018.  Appeal and Zipp Appeal be developed.
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.                                     Page -13-
  1025.